Compliance

Im Einklang mit dem Gesetz zu handeln ist für uns selbstverständlich. Dies hat jeder von uns in allen Aufgaben unabdingbar zu beachten – von unseren Azubis bis zur Geschäftsführung. Wir gehen in unserem Compliance Management zudem ein Stück weiter und verpflichten uns selbst, auch darüber hinausgehende Normen und Werte zu beachten.

Unsere Verantwortung sehen wir vor allem darin, unseren Mitarbeitenden einen klaren Handlungsrahmen sowohl für die Einhaltung interner Regeln wie auch bestehender Gesetze zu geben. Ziel ist es, das Bewusstsein aller Kolleginnen und Kollegen so zu schärfen, dass ein möglicher Rechtsbruch im Vorhinein auszuschließen ist.

Auch unsere Kunden und Lieferanten legen zunehmend Wert auf dieses Thema. Immer häufiger werden entsprechende Belege und Informationen angefordert oder im Rahmen von Vor-Ort-Prüfungen beleuchtet. Ein erfolgreiches Compliance-Managementsystem bindet langfristig Geschäftspartner, schafft Vertrauen, vermeidet Folgekosten bei Verstößen, schützt und verbessert den Ruf des Unternehmens und fördert so letztendlich unseren Erfolg.

Unser Compliance-Ansatz

In unserem Compliance-Ansatz sind viele Facetten vereinbart: Korruption, Zoll- und Außenhandel, Risikomanagement, Verhaltenskodex, Investitionsrichtlinie, Datenschutzrichtlinie usw. Unser Compliance-Managementsystem besteht in dieser Form seit 2018. Wir arbeiten stets daran und entwickeln es kontinuierlich um aktuelle Themen weiter. Zum Zeitpunkt der Erstellung besteht es u. a. aus den folgenden Elementen:
 

• Eigener Verhaltenskodex für die Standorte Deutschland, USA, Frankreich, UK und China
• Investitionsrichtlinie
• Datenschutz-Richtlinie nach der Grundverordnung (DSGVO)
• IT-Security Richtlinien
• Smeta4Pillar Audit (Sedex)
• Travel Risk Management
• Richtlinie Zoll-/ Außenhandel

Das Management von Risiken ist ein wesentliches Merkmal unternehmerischer Tätigkeit. Risikomanagement bezeichnet die Identifizierung, Bewertung und Steuerung aller Risiken mit Auswirkung auf den nachhaltigen betrieblichen Erfolg unter Berücksichtigung der vielschichtigen Wechselwirkungen zwischen den Einzelrisiken und den resultierenden risikoreduzierenden Maßnahmen.

Um allen möglichen Risiken vorzubeugen ist die Entwicklung eines umfassenden Compliance-Schulungskonzepts für alle Mitarbeitenden geplant. Dieses soll in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung ausgearbeitet werden, um unseren Kolleginnen und Kollegen einen klaren Handlungsrahmen aufzuzeigen.

Weiterentwicklung und Professionalisierung

Mit der wachsenden Regulierung und der Internationalisierung unserer Geschäftstätigkeit steigen auch die Ansprüche an unserem Compliance Managementsystem. Wir müssen zudem auch die Gesetzeslage in anderen Ländern berücksichtigen, in denen wir tätig sind. Dies nehmen wir zum Anlass, unseren Ansatz zu erweitern und zu professionalisieren.

In dieser Hinsicht werden wir in den kommenden Jahren eine weltweite Compliance Organisation in mehrsprachiger Version für alle Unternehmenseinheiten einführen. Zudem wollen wir in Zukunft auch weitere Themen in das bereits bestehende Rahmenwerk integrieren bzw. das Compliance Management weiterentwickeln. Dazu gehören vor allem folgende Aktivitäten:
 

• Integration von Compliance und Corporate Social Responsibility (CSR) in das PP^x Managementsystem
• Regelung von jeglichen Zuwendungen (Geschenke, Einladungen, Sponsoring, etc.)
• Veröffentlichung Handbuch Compliance
• Einführung eines eigenen Moduls für Zoll und Außenhandel
• Einführung Internes Kontrollsystem Steuern (IKS) Tax Compliance

Bei Regelverstößen leben wir eine „Null-Toleranz-Politik“. Alle möglichen Verstöße werden einheitlich und konsequent geahndet. Um dies zu gewährleisten haben alle Mitarbeitende aber auch Kunden, Lieferanten, Dienstleister oder externe Stakeholder Anspruchs- bzw. Interessengruppen; Personen, Gruppen, Verbände und Institutionen, die von dem Handeln eines Unternehmens direkt oder indirekt betroffen sind oder ein Interesse an den Aktivitäten eines Unternehmens haben. closeStakeholder die Möglichkeit, über verschiedene Kanäle diese Verstöße zu kommunizieren.

Wir haben bis dato keine Rechtsverstöße registriert und alle entsprechenden Audits bestanden. Diesen Status Quo zu erhalten ist das Ziel, für das wir weiterhin tagtäglich hart arbeiten.